ไอเดียประหยัดเวลาประจำวัน

เผอิญไปเจอหนังสือเล่มนึงชื่อ ใครขโมยเวลาของฉันไป? ชื่อภาษาอังกฤษคือ How to save an hour everyday แต่งโดย Michael Heppell ผมสนใจเลยเพราะรู้สึกการทำงานช่วงนี้มันยุ่งขึ้นกว่าปีที่แล้วมากมายเลยครับ น่าจะมาจากมีทีมงาน under ผมหลายคนมากขึ้น บริษัทใหญ่ขึ้น เป้าหมายงานใหญ่ขึ้น และก็ด้วยเราอยากแบ่งเวลาให้กับครอบครัวด้วย เลยสนใจนะว่าจะทำยังไงถึงน่าประหยัดเวลาได้

หนังสือเล่มนี้มีไอเดียหลายอย่างด้วยกัน บางอันผมว่าไม่เข้ากันผมก็เลยผ่านๆมันไป ผมเลยขอโน๊ตไอเดียที่อยากเอามาลองใช้เพื่อประหยัดเวลาได้มากขึ้นไว้เพื่อเอาไปลองปฏิบัติดูตามนี้ครับ

ถังขยะที่รัก: การมีสมบัติรอบตัวมากเกินไปจะทำให้บรรยากาศรอบตัวอึมครึม อันไหนไม่ใช้ก็ทิ้งๆไปบ้าง อย่าบ้าหวงเก็บไปซะทุกอย่าง อันไหนไม่ใช้ก็ทิ้งๆไปเลย เพราะยิ่งมีเอกสารโน่นนี่เยอะ หัวคุณจะวุ่นเผลอไปห่วงโน่นนี่ เอกสารตรงโน้นตรงนี้เรื่อยๆ
อยู่กับปัจจุบัน มีอะไรที่จะทำได้ก็ทำซะเดี๋ยวนั้นเลย ผู้เขียนยกกรณีที่ขอนัดเข้าพบขอคำแนะนำผู้บริหารท่านหนึ่ง คุณเดวิด เบลล์ เพื่อให้ช่วยเหลือ ทุกๆครั้งที่เดวิดให้คำแนะนำว่าเค้าควรไปคุยกับใคร ไปอ่านข้อมูลจากไหน เค้าจะลงมือทำในส่วนที่เกี่ยวข้องกับเค้าทันทีเลย หลังคุยปรึกษาเสร็จ คุณเดวิดไม่เหลืองานอะไรต้องตามต่อ ให้คำปรึกษาจบได้ในม้วนเดียว
กำหนดให้กิจกรรมไม่สำคัญอื่นๆเป็นรางวัล ต้องทำงานให้สำเร็จแต่ละขั้นถึงได้รับรางวัล เคยมั้ยทำงานๆไป อยากเหลือเกินจะไปเปิด Facebook, อยากจะเดินไปซื้อน้ำหวานที่ 7-11 มากินให้ชื่นใจ, อยากเดินไปคุยกับเพื่อนๆที่ทำงานซักหน่อย, อยากเดินไปหยิบขนมมากินไปด้วย ขอให้กิจกรรมเหล่านั้นเป็นรางวัลหลังจากทำงานได้สำเร็จไปชิ้นเป็นอันขึ้นมาซักหน่อยแล้วค่อยได้รางวัล
ก่อนหมดวัน ให้บันทึกงานที่สำคัญ 5 อย่างสำหรับวันรุ่งขึ้น ระบุไปให้ชัดเลยว่าเป็นงานที่เราจะทำให้สำเร็จ ข้อนี้ผมฟังแล้วน่าลอง เพราะว่าทุกๆวันบางทีมันจะมีอารมณ์เปิดคอมฯมาตอนเช้า เช็ค Email แล้วค่อยมานั่งคิดว่างานสำคัญวันนี้คืออะไร ถ้าเรากำหนดไปเลยว่าสิ่งสำคัญที่เราจะทำในวันรุ่งขึ้นคืออะไร เราจะได้มุ่งไปที่งานสำคัญเลยตั้งแต่เช้า ไม่ใช่ให้ Email Inbox มาเป็นตัวกำหนดชะตาชีวิตการทำงานของเราครับ ผู้เขียนแนะนำให้ทำก่อนหมดวัน อาจะเป็นก่อนนอน หรือก่อนกลับบ้านก็ได้ ผมว่าใช้เวลาไม่กี่นาทีหรอกครับ
จัดลำดับความสำคัญของงานด้วยแผนภูมิ 4 ช่อง: Stephen R Covey แนะนไอเดียนี้ไว้แล้วในหนังสือ 7 Habits of Highly Effective People แบ่งงานด้วย 2 ตัวแปร คือ ความสำคัญ และความเร่งด่วน
- งานสำคัญ และเร่งด่วน – ทำเดี๋ยวนี้!
- งานสำคัญ ไม่เร่ง – จัดสรรเวลา
- งานไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน – แจกจ่ายหน้าที่
- งานไม่สำคัญ และก็ไม่เร่่งด่วน – ทิ้งไปเลย
  บริหารเวลาและการทำงานให้งานทั้งหลายเหลือไปเยอะๆอยู่ที่ช่อง จัดสรรเวลา ชีวิตคุณจะได้โฟกัสไปที่งานสำคัญครับ
การจัดการเอกสารแบ่งเป็นแฟ้มๆ ที่โต๊ะทำงานของผมชอบมีชอบมีเอกสารอะไรโน่นนี่อยู่เต็มไปหมดเลย ไอเดียนี้เลยน่าสนใจ คือเอาแฟ้มตั้งมาวาง และแปะกำกับไว้เลยเป็นประเภทๆดังนี้
- ดำเนิการ – อะไรที่ต้องทำตามกำหนดระยะเวลา
- จัดเก็บ – เอกสารที่รอการจัดเก็บในที่ที่ของมัน
- รอประเมิน – เอกสารที่คิดว่าอาจจะจำเป็น เก็บไว้รอในช่องนี้ก่อน เผื่อต้องใช้
- ถังขยะ – อะไรที่ได้มาแล้วไม่ได้ใช้ก็โยนทิ้งไปเลย ไม่ต้องเก็บไว้ให้รก
เรียนรู้ที่จะแจกจ่ายงานให้กับคนที่เหมาะสมได้ทำ
จัดสรรเวลาในการเปิดอ่าน Email เช็ควันละ 3-4 ครั้งก็พอ เช่น กำหนดไว้ว่าจะเช็คตอนเช้าก่อนทำงาน ก่อนเที่ยง บ่าย และเย็น เวลาไหนที่ไม่ได้ใช้งานก็ปิดไปซะ อย่าให้ Unread Email มันหลอกหลอนคุณนขณะที่กำลังคิดงานใหญ่ที่สำคัญกว่า และพวก Email ที่ชอบส่งแบบ cc มาหาคุณและดูแล้วไม่จำเป็น คุณก็แจ้งกลับไปว่าไม่ต้อง cc มาหาก็ได้ครับ และที่สำคัญอีกอย่าง Email ไม่สามารถมาทดแทนการสื่อสารระหว่างบุคคลได้ ให้ใช้ Email เป็นแค่เครื่องมือเสริมในการสื่อสาร ลองยกหูพูดคุยกันจะได้เนื้องานและการสื่อสารที่เข้าใจกันได้ดีกว่า